Vanaf 2016 merkten wij dat de oude vormen van kwaliteitsbeheersing, waarin door de directie uitgebreide meerjarenplannen werden geschreven, niet meer passend waren bij onze organisatie. We hadden het gevoel dat we kort na het schrijven van die uitgebreide plannen alweer konden herschrijven, omdat de ontwikkelingen in onze sector zich binnen korte tijd opvolgen. En dus besloten we op zoek te gaan naar nieuwe manieren om zicht en controle te houden op kwaliteit en strategie. En die hebben we gevonden! Met de introductie van onze Carintreggeland Cafés kijken we kort cyclisch waar we staan en hoe we verder gaan. Het is een rustplaats voor onze reis. We kijken waar we op dat moment staan. We kijken terug, waar we vandaan zijn gekomen en of we nog op koers zitten. We hebben hierbij zelfs een nieuw werkwoord in het leven geroepen:
Strategeren: 'Kijken waar we staan en hoe we verder gaan'
We werken niet meer met een Management Team vergadering waarin adviezen worden gegeven en besluiten worden gemaakt. We werken nu met verschillende Stuurgroepen op onderwerpen (kwaliteit, wonen, zorgcontractering, ICT, innovatie en werken&leren) welke een adviesfunctie hebben voor de Raad van Bestuur en de acties rondom hun onderwerp monitoren. Daarnaast is er eens per maand een management dag met alle managers waarin de Raad van Bestuur advies kan vragen aan het hele management samen.
Deze nieuwe manier van kwaliteitsbeheersing bevalt ons goed. Met de Carintreggeland Cafés blijven we samen kort cyclisch terug en vooruit kijken. We krijgen hier van collega’s en externe partners positieve reacties op terug. We kunnen hierdoor adequaat reageren op veranderende omstandigheden in het landschap van zorg en blijven we flexibel. De Stuurgroep Kwaliteit heeft specifiek een belangrijke taak in het monitoren van de risico’s die we onderweg tegenkomen. De stuurgroepen sturen waar nodig op tijd bij. De teams doen dat op hun beurt voor de resultaten op teamniveau. De Stuurgroep Kwaliteit houdt zicht op onze indicatoren. Hier lees je hoe we sturen op onze indicatoren.
Evaluatie
We evalueren ons kwaliteitsmanagementsysteem voortdurend. Dit doen we tijdens de Stuurgroepen, maar ook tijdens de managementdagen en Carintreggeland Cafés.
Zo kwamen we bijvoorbeeld tot de conclusie dat we inspanningen rondom personeels- en medewerkerszaken niet goed hadden geborgd in één van de Stuurgroepen. We vonden dat we daardoor onvoldoende zicht hadden op de verbetercyclus rondom dit onderwerp. Dit terwijl we wel veel waarde hechten hieraan. Daarom hebben we in 2018 een nieuwe Stuurgroep opgericht met het onderwerp Werken&Leren. Zodat we ook hierop voldoende in control blijven.
Ook zagen we dat we tijdens de Carintreggeland Cafés telkens maar een relatief kleine groep medewerkers kunnen bereiken. Dit terwijl we eigenlijk veel meer mensen willen betrekken. Daarom testen we door middel van een pilot in oktober 2018 of we ook op kleine schaal Carintreggeland Cafés kunnen organiseren. Dit doen we per locatie samen met de omliggende wijk. Zodat we nog meer collega’s de mogelijkheid bieden om mee te denken. En we het nemen van eigenaarschap en zelforganisatie blijven stimuleren.
Daarnaast vroegen we ons af of we niet te veel alleen op de korte termijn gefocust waren. Want tijdens de Carintreggeland Cafés kijken we iedere keer een halfjaar terug en een halfjaar vooruit. Wat we daardoor minder doen is kijken naar ontwikkelingen voor de lange termijn, waardoor we wellicht onze horizon aan moeten passen. We waren daarmee bang dat we te weinig toekomstgericht waren.
Daarom pasten we ons kwaliteitsmanagementsysteem aan. Dit doen we door eens per twee jaar inspiratiesessies te organiseren waarin we bewust onze blik verleggen naar de lange termijn. Zodat we ook voldoende ver vooruit blijven kijken. Ook hierin gaan we geen uitgebreide meerjarenplannen schrijven. Maar laten we ons samen met interne- en externe partners prikkelen met innovaties en nieuwe ontwikkelingen in onze wereld. Op basis hiervan kijken we of we onze horizon moeten verleggen. En passen we onze ambities hier waar nodig op aan.